关于物料编码规则的讨论│点晴OA固定资产管理点晴模切ERP

关于物料编码规则的讨论

admin

2015年1月12日 9:19 本文热度 10845

下面以固定资产编码规则设计为例来说明物料编码的一些考虑事项。

固定资产管理是最常用的模块之一，固定资产如果用自动编码的方式（这是最常用的方式），*友的系统（如U8或T系列）提供了四种可以选择的编码方式，包括：类别编号+序号、部门编号+序号、类别编号+部门编号+序号、部门编号+类别编号+序号。看到这里，很多人会感觉*友做得真是太人性化、太强大了，有这么方式让我们选，然后一般就按习惯选择一种，比如“部门编号+序号”。再指定序号长度（比如3位），就可以为固定资产生成编号了。比如03是人力资源部，05是营运部，那么人力资源部的固定资产就是03001、03002、03003……，营运部的固定资产就是05001、05002、05003……；感觉很清楚、很有条理。
但是实际上，*友的这种做法是一种很无知的错误方式。刚开始这样做时您可能不会在意，但用不了多长时间，您自己就能体会到。因为固定资产是可以在各个部门间调配的，比如：几个月后，原来人力资源部一台编号为03007的电脑调到了营运部，但是编号是不能改的，所以调过去后，用户就会感觉一下子乱了，因为营运部的固定资产编号应当是05XXX，但是这台电脑调到了营运部，编号还是03007。过的时间越长、调配越多，就会显得越乱，这时用户往往自责，我怎么这么愚蠢呢，人家*友明明提供了按类别+序号的方式，我为什么不按那种方式呢？
但是，真正愚蠢的是谁呢，是*友！因为他们提供的这些编码方式全是错的。您如果按类别+序号的方式，类别就能保证永远不变了吗？所以，最后仍会遇到这些问题。同样，按其它二种编码方式也会是这种结果。真正正确的方式应当是由系统随便自动编号就行了（当然，可以设定一个最长位数），但是必须与部门、类别没有任何关系。
用户会说，我们想从编号中看到一些信息，因为我们会把编号贴在固定资产上，如果编号中有部门或类别信息，还是好的，这也是*友经常辩解的理由。但是，固定资产的业务管理并不是这样的：因为编号中加了部门、类别，却无法保证这种规则，这样的结果反而是误导。相反，采用任意编码的方式，才会真正做出好的管理方案：比如，可以把固定资产编码做成条码，在检查或盘点固定资产时，利用条码扫描终端，可以看到固定资产的全面信息，如所属部门、类别、购入日期、维修记录等全面的资料，如果需要更多信息，还可以做成二维条码，将来还可以利用RFID，而不是只能从编号上看出个部门或类别（何况还可能是错的）。
当用户真正按任意编码工作一段时间后，就会了解到这种方式的优点，您会感到很轻松，而不必总想着部门、类别编号。实际上，不只是固定资产编号，很多类似的管理是同样的，比如企业内的职员编号，很多公司常用的方式是部门号+序号，或者习惯于总经理编成00001，副总00002……，其实这样做是不对的，正确的方式就是任意编号就行了。公司越大、业务越多，越会感受到这样的优点。
这种问题实际上是我们在多年前就已经明确的东西，因为虽然用户可能不是很注意“编号”这种问题，但是编码规则对于系统设计是最重要的基础问题之一，是设计人员必须非常明确的。我们当时因为商品要做分类管理（现在商业管理中称为“品类管理”），比如01是副食、06是饮料，很多人会想，是不是饮料类商品的编号应当是06001，06002……，而副食类的应当是02001、02002？我们当时就发现这种方式是错误的（虽然很多人第一感觉这样好），道理很简单，因为分类是可以变的。
这个问题从理论上分析就真正清楚了，因为固定资产的编号是一个独立的量，如果在这个编号中包含了某种规则，比如部门编号+序号、类别编号+序号，那么固定资产的编号就成了部门编号或类别编号的“函数”，所以是完全错误的。建议*友再去学习一下初中的“变量”、“函数”是什么意思。
所以，*友的这种做法不是好不好的问题，而是错误的。这种基础问题在*友的系统中很多，*友如果不怕丢人，就别改。
我们反复强调，管理软件本质并不是软件，而是软件化的管理方案。应当给用户提供的是正确的管理方案，而不是在自己对业务缺乏最基本理解的情况下，给用户提供无数选项和设置，表面上显得自己的系统功能强大，等数据乱了却让用户以为是自己错了。用户是使用系统的人，怎么能要求用户去考虑编码规则这些只有设计人员才应当考虑的问题？

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该文章在 2016/12/5 11:44:05 编辑过

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